1. Rekisterinpitäjä
DigiRespa / Sellamo
Lintumäenkatu 3
41310 Leppävesi
Sähköposti: info@digirespa.fi
Verkkosivusto: www.digirespa.fi
DigiRespa toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun henkilötietoja käsitellään DigiRespan omiin tarkoituksiin, kuten yhteydenottoihin, asiakassuhteisiin, palveluiden tarjoamiseen, tietoturvaan ja oman toiminnan ylläpitämiseen.
Kun DigiRespa käsittelee asiakasyrityksen asiakkaiden tai muiden henkilöiden tietoja asiakasyrityksen toimeksiannosta, DigiRespa toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä ja asiakasyritys rekisterinpitäjänä.
2. Mitä henkilötietoja voidaan käsitellä
Käsiteltävät tiedot riippuvat käytettävästä DigiRespa-palvelusta.
Tietoja voivat olla esimerkiksi:
- nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- yritys ja yhteystiedot
- asiakkaan antama yhteydenotto-, palvelu- tai tarjouspyyntö
- AI-puhelun tai chat-keskustelun tekstimuotoinen sisältö
- asiakkaan antamat muut asian hoitamiseksi tarpeelliset tiedot
- puhelun tekniset tiedot
- IP-osoite ja tekniset lokitiedot
- palvelun käyttöä ja virhetilanteita koskevat tekniset tiedot.
DigiRespa pyrkii keräämään vain palvelun toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot.
3. Mihin tietoja käytetään
DigiRespa voi käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- yhteydenottoihin vastaamiseen
- tarjous- ja palvelupyyntöjen käsittelemiseen
- asiakassuhteiden hoitamiseen
- AI-asiakaspalvelu- ja automaatiopalveluiden toteuttamiseen
- asiakkaan antamien tietojen välittämiseen oikealle asiakasyritykselle
- järjestelmien toiminnan valvontaan
- teknisten ongelmien ja virhetilanteiden selvittämiseen
- väärinkäytösten ehkäisemiseen ja tietoturvan ylläpitämiseen
- DigiRespan palveluiden laadun ja toimivuuden kehittämiseen.
DigiRespan yleisessä tuotekehityksessä pyritään käyttämään anonymisoitua tai koottua tietoa henkilötason asiakastietojen sijasta.
Asiakasyrityksen puolesta käsiteltäviä henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin ilman asianmukaista oikeusperustetta ja tarvittavia sopimuksia.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Kun DigiRespa toimii rekisterinpitäjänä, henkilötietojen käsittely voi perustua tilanteesta riippuen esimerkiksi:
Sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, kun henkilö pyytää DigiRespasta tarjousta, palvelua tai muuta yhteydenottoa.
Oikeutettuun etuun, kun tietoja tarvitaan esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, järjestelmien turvallisuuden varmistamiseen, väärinkäytösten ehkäisemiseen tai palvelun teknisen toiminnan tutkimiseen.
Suostumukseen, silloin kun käsittely nimenomaisesti edellyttää suostumusta, kuten tietyssä sähköisessä markkinoinnissa tai ei-välttämättömien evästeiden käytössä.
Kun DigiRespa toimii asiakasyrityksen henkilötietojen käsittelijänä, käsittelyn oikeusperusteesta vastaa kyseinen rekisterinpitäjä. DigiRespa käsittelee tietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.
5. AI-asiakaspalvelu
DigiRespan palveluihin voi sisältyä tekoälyä hyödyntäviä puhelin-, chat- tai muita asiakaspalveluratkaisuja.
AI-järjestelmä voi esimerkiksi:
- vastaanottaa asiakkaan yhteydenoton
- muuttaa puhetta tekstiksi
- tulkita asiakkaan palvelutarvetta
- vastata määritellyn tietopohjan perusteella
- kerätä tarvittavia tietoja
- muodostaa yhteenvedon
- välittää asian ihmiselle jatkokäsittelyä varten.
DigiRespan AI-palveluita ei lähtökohtaisesti käytetä sellaisiin täysin automaattisiin päätöksiin, joilla olisi henkilöön kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
Jos tällainen käsittely kuuluisi johonkin asiakaskohtaiseen palveluun, siitä ilmoitetaan erikseen.
6. Puhelut, transkriptiot ja tallenteet
AI-puheluissa puhetta voidaan käsitellä reaaliaikaisesti puheentunnistusta, tekoälymallia ja puhesynteesiä käyttävissä järjestelmissä.
Puhelusta voidaan muodostaa tekstimuotoinen transkriptio sekä teknisiä loki- ja tapahtumatietoja.
Puhelun äänitallentamista ei käytetä automaattisesti kaikissa DigiRespa-palveluissa. Jos puhelu tallennetaan, tallentamisesta, sen tarkoituksesta ja henkilötietojen käsittelystä informoidaan asianmukaisesti.
7. Palveluntarjoajat ja alikäsittelijät
DigiRespa käyttää palvelun toteuttamiseen teknisiä palveluntarjoajia. Käytettävät palvelut voivat vaihdella asiakaskohtaisesti.
Nykyiseen tekniseen ympäristöön voivat kuulua esimerkiksi:
Tietoja luovutetaan tai annetaan käsiteltäväksi vain siinä määrin kuin kyseisen palvelun tuottaminen sitä edellyttää.
8. Henkilötietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle
Osa DigiRespan käyttämistä palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa.
Jos henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, siirrossa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten:
- Euroopan komission riittävyyspäätöstä
- EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyä soveltuvissa tilanteissa
- Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC)
- muita GDPR:n sallimia siirtomekanismeja.
9. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty, tai niin kauan kuin lainsäädäntö, sopimusvelvoitteet tai perusteltu tietoturvatarve sitä edellyttävät.
Säilytysaikaan vaikuttavat esimerkiksi:
- asiakassuhteen kesto
- kyseisen palvelupyynnön käsittelyn kesto
- asiakasyrityksen DigiRespalle antamat käsittelyohjeet
- lakisääteiset velvollisuudet
- teknisten lokien tarpeellinen säilytysaika
- mahdollisten oikeusvaateiden selvittämistarve.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.
DigiRespa pyrkii myös rajoittamaan ulkopuolisten palveluntarjoajien säilyttämää dataa käytettävissä olevien asetusten avulla.
10. Tietojen suojaaminen
DigiRespa käyttää teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi.
Näihin kuuluvat tilanteen mukaan esimerkiksi:
- salatut HTTPS/TLS-yhteydet
- vahvat tunnistautumismenetelmät
- kaksivaiheinen tunnistautuminen
- käyttöoikeuksien rajoittaminen
- eri käyttötarkoitusten tilien erottaminen toisistaan
- tietojen minimointi
- integraatioiden ja webhookien suojaaminen
- syötteiden validointi ja sanitointi
- lokien ja virhetilanteiden seuranta
- ohjelmistojen ja riippuvuuksien päivittäminen.
DigiRespan verkkosivustoa ylläpitävä Domainhotelli kertoo webhotelliympäristönsä palvelimien sijaitsevan Suomessa sekä tarjoavansa GDPR:n mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen.
11. Henkilötietojen luovutukset
DigiRespa ei myy henkilötietoja.
Tietoja voidaan välittää DigiRespan asiakasyritykselle silloin, kun tämä on tarpeen asiakkaan yhteydenoton, palvelupyynnön tai muun asian käsittelemiseksi.
Tietoja voidaan lisäksi käsitellä kohdassa 7 mainittujen palveluntarjoajien järjestelmissä vain palvelun teknisen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos DigiRespalla on siihen lakisääteinen velvollisuus.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Kun DigiRespa toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä, henkilöllä voi olla tilanteesta riippuen oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
- pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- peruuttaa antamansa suostumus
- saada tiedot siirrettyä soveltuvissa tilanteissa.
Tietosuojaa koskevat pyynnöt voidaan lähettää osoitteeseen:
Jos DigiRespa käsittelee tietoja jonkin asiakasyrityksen puolesta, varsinainen rekisteröidyn pyyntö käsitellään kyseisen rekisterinpitäjän kautta. DigiRespa avustaa asiakasyritystä velvollisuuksien toteuttamisessa. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän välinen suhde tulee GDPR:n mukaan määritellä sopimuksella.
13. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
14. Evästeet
DigiRespan verkkosivustolla voidaan käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä sivuston ja sen toimintojen toteuttamiseen.
Jos sivustolla käytetään analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, niiden käyttö toteutetaan erillisen evästesuostumuksen ja siihen liittyvien tietojen mukaisesti silloin, kun suostumusta edellytetään.
15. Tietosuojaselosteen muutokset
DigiRespa kehittää palveluitaan jatkuvasti ja käytettävät teknologiat sekä palveluntarjoajat voivat muuttua.
Tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa vastaamaan henkilötietojen todellista käsittelyä.
Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan osoitteessa: